Tips en tools om beter te plannen

bron

Beter plannen: het is een streven wat veel mensen hebben en een doel voor het nieuwe jaar zodra de champagneflessen open gepopt worden naast de oliebollen. Zelf heb ik vrij weinig problemen met plannen, sterker nog: ik vind het onwijs leuk om te doen. Omdat ik weet dat veel mensen er wél moeite mee hebben, help ik jullie graag een beetje op weg met een aantal tips en tools!

TIPS

ZO VEEL MOGELIJK AFSTREPEN / OF / HET MOEILIJKSTE ALS EERSTE DOEN

Deze tip is er een die voor iedereen persoonlijk anders werkt, vandaar dat ik hem in twee delen heb opgedeeld. Vind jij het fijn om een zo kort mogelijk lijstje te hebben en werk jij des te productiever als jij zo veel mogelijk afrondt? Doe dan alle kleine dingen eerst, zodat het lijstje in je hoofd korter wordt en je meer rust en ruimte hebt voor de grotere, belangrijkere taken.

Zie jij heel erg op tegen een grote taak en stel je het steeds uit? Dan kan het effectiever werken om juist die taak als eerste af te ronden, want dan zul je zien dat ook de overige, kleinere taken sneller afgerond zullen zijn. Het is net wat voor jou het fijnste werkt!

REALISTISCHE DOELEN STELLEN

Een klassieker, maar oh: zo belangrijk. Stel realistische doelen voor jezelf op. Dit is er een waar ik zelf tot op de dag van vandaag ook nog moeite mee heb, maar waar ik me wel steeds meer op probeer te focussen. Je kunt beter 10 taken verdelen over 4 dagen en een taak van morgen al afgerond hebben, dan 10 taken op één dag zetten en de helft niet afkrijgen. Mentaal geeft het je een fijner gevoel, want: je hebt tijd over en kan dus vooruit werken, en in de praktijk werkt het ook een stuk beter.

PLAN PAUZES IN

Als je vrij druk bent en een volle planning hebt, is het niet effectief als je aan een stuk door werkt. Op die manier verlies je je focus en voer je de taken een stuk langzamer uit, waardoor je uiteindelijk langer bezig bent. En dus is de tip: las af en toe een pauze in. Ga een blokje om, pak even wat drinken, draai snel een wasje of knuffel je kat een paar minuten. Het werkt écht.

TOOLS

Er zijn een aantal tools die tot op de dag van vandaag mij heel erg hebben geholpen met plannen en overzicht houden.

TRELLO

Een app die ik pas sinds kort voor plannen gebruik maar die wel heel effectief is, is Trello. Trello is een app voor allerlei verschillende dingen: planningen, workflows, ideeën, noem maar op. Je kunt het invullen zoals jij zelf wilt. Zelf plan ik op Trello als volgt:

Ik heb van links naar rechts de borden MAANDAG t/m VRIJDAG en WEEKEND. Daarnaast staat een bord KLAAR, omdat het verwijderen van een taak in Trello veel stappen vereist en ik daar geen tijd en energie in steek. Ik sleep dus alle taken die klaar zijn naar het bord KLAAR. Verder plan ik dus per week: wat doe ik elke dag van de week en wat is urgent? Krijg ik een taak een keer niet af, sleep ik hem heel makkelijk een dag verder zodat ik hem de dag erna alsnog af kan maken.

Tip: je kunt hele handige stickers (rechts bovenin) toevoegen met vinkjes en duimpjes. Voor de echte afstreep-fanaten onder ons: het is heerlijk om taken hierin af te vinken, haha. 😉

GOOGLE CALENDAR

Ik lééf op mijn kalender op mijn mobiel, en ik zeg je eerlijk: ik raakte behoorlijk in paniek toen laatst mijn agenda niet meer opstartte en ik al mijn afspraken daar in had staan. Voor mij als persoon werkt een papieren agenda niet meer: ik moet hem overal mee naar toe slepen, krassen als afspraken niet doorgaan en het kost me te veel moeite om alleen al een pen te zoeken om weer iets nieuws op te schrijven. Mocht dit voor jou juist wel werken, doe dat dan zeker!

In Google Calendar heb je allerlei kleuren die je je taken kunt geven, waarmee je ze makkelijk kunt sorteren. Je kunt heel specifiek aangeven waar je moet zijn, wat je moet doen, hoe laat, waar en noem maar op. Onwijs fijn. Het werkt voor mij echt top.

HERINNERINGEN

Als ik een hele dag thuis aan het werk ben vind ik het soms fijn om een lijstje te maken in de Herinneringen app van mijn iPhone, omdat ik dan vaak het hele huis doorren en allerlei dingen doe. Dan neem ik mijn mobiel gewoon mee naar alles wat ik doe, zie ik overal wát ik moet doen en kan ik het meteen afvinken als ik klaar ben. Het gaat dan om taken zoals ‘foto maken product X’, ‘kamer opruimen’, ‘verslag schrijven’, ‘artikel schrijven over […]’ en noem maar op.

WUNDERLIST

Wunderlist is het programma wat ik al járenlang intensief gebruik en waar nu zelfs onze boodschappenlijstjes thuis mee gemaakt worden. Ik doe werkelijk álles met Wunderlist. Je kunt mappen aanmaken, taken toevoegen, taken delen met andere gebruikers en er herinneringen voor instellen. En opnieuw: voor de afvink-fanaten onder ons: zet je geluid extra hard bij het afvinken van een taak. Heer-lijk. Een echte aanrader, dit programma! En natuurlijk helemaal gratis. 😉

NOTITIEBOEKJE

Als laatste wil ik graag nog een heel cliché en ouderwetse tool aanraden: het notitieboekje! Jawel, ook deze werkt nog voor mij. Op sommige dagen vind ik het fijn om al mijn taken uit te schrijven en ze af te vinken als ik ze af heb. No more words needed, want we kunnen allemaal wel een lijstje maken in een notitieboekje. 🙂

Larissa de Vos

Larissa de Vos | 19 jaar | Mediaredactie-medewerker | Eigenschappen: Spontaan / Creatief / Perfectionistisch.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.